Durante a cerimónia todos os participantes contam com o apoio de uma equipa de hospedeiros que os ajudará a encontrar o lugar que lhe está atribuído.
Os Novos Mestres, embora chamados a palco individualmente, são agrupados por curso. Cada curso terá um hospedeiro responsável por ajudar o Novo Mestre a encontrar o seu lugar na sala, a garantir a formação para a chamada a palco e o acompanhamento durante toda a cerimónia. É importante que o Novo Mestre esteja atento às indicações que o hospedeiro lhe vai transmitindo.
A chamada a palco é, preferencialmente, efetuada por um membro do Secretariado de cada Curso, que chamará o Diretor de Curso (ou quem o represente) a palco e, de forma ritmada, todos os Novos Mestres presentes. O ritmo de chamada/subida a palco é muito importante para que a cerimónia não se prolongue demasiado.
Os premiados que não sejam Novos Mestres em 2026 deverão ocupar os lugares reservados para o efeito e serão chamados a palco juntamente com o representante da Empresa que atribui o prémio, o Diretor de Departamento e o Diretor da FEUP.
Após o discurso de encerramento todos os Novos Mestres, sob a batuta dos hospedeiros que procurarão manter alguma ordem e disciplina, deverão subir a palco para um momento final especial.
