Durante a cerimónia todos os participantes contam com o apoio de uma equipa de hospedeiros que os ajudará a encontrar o lugar que lhe está atribuído.
Os Novos Mestres, embora chamados a palco individualmente, são agrupados por curso. Cada curso terá um hospedeiro responsável por ajudar o Novo Mestre a encontrar o seu lugar na sala, a garantir a formação para a chamada a palco e o acompanhamento durante toda a cerimónia. É importante que o Novo Mestre esteja atento às indicações que o hospedeiro lhe vai transmitindo.
Os premiados que não sejam Novos Mestres em 2025 deverão ocupar os lugares reservados para o efeito e serão chamados a palco juntamente com o representante da Empresa que atribui o prémio, o Diretor de Departamento e o Diretor da FEUP.
