Ferramentas Colaborativas

As ferramentas colaborativas podem trazer consequências extremamente positivas no funcionamento das organizações, melhorando o seu desempenho e tornando-as mais competitivas relativamente às suas concorrentes.

A redução dos tempos de decisão e execução das tarefas no seio de um grupo de trabalho que resulte num aumento da produtividade do mesmo será sempre um objectivo a atingir pelas organizações.

Desta forma, não podem as empresas permanecer indiferentes aos novos desafios dos mercados e devem procurar implementar metodologias de gestão do conhecimento eficientes, recorrendo para isso às diversas ferramentas informáticas que existem para concretizar esses objectivos.

Na evolução da Internet, podemos usufruir hoje das mais-valias que nos oferece a segunda geração da mesma. A primeira geração da Web tinha como principal característica o acesso a uma enorme quantidade de informação disponível para todos os utilizadores, mas contudo não existia a possibilidade de edição do seu conteúdo. A evolução tecnológica veio transformar esta situação, permitindo, após o aumento do número de utilizadores, das larguras de banda e velocidades de navegação, publicar informações na web de um modo rápido e simples. As pessoas podem agora gerar os seus próprios conteúdos e publicá-los automaticamente na rede, sem necessidade de dominar conhecimentos de programação aprofundados e ambientes sofisticados de informática.

As ferramentas de colaboração corporativas, tais como intranets, weblogs, chats, wikis, portais empresariais, groupwares, fóruns de discussão, entre outros, são exemplos dos recursos que essa nova geração, a Web 2.0, nos proporciona e representam um valioso auxílio na utilização da informação e do conhecimento, originando vantagens competitivas. Muitas empresas utilizam actualmente ferramentas desenvolvidas especificamente para o sector da construção civil, as quais implicam obviamente um custo de criação e implementação das mesmas. Porém, importa que as empresas tenham em consideração as ferramentas colaborativas de utilização livre disponíveis e as vantagens que as mesmas podem oferecer, que compreendem não só às reduzidas despesas, mas também a possibilidade de adaptação às necessidades reveladas no caso das ferramentas em Open Source (código fonte aberto) e ainda a simplicidade de utilização, devido aos interfaces básicos que dispõem. No entanto, não podemos esquecer que, apesar dos benefícios que acarretam, estas ferramentas trazem também desafios importantes no que diz respeito à selecção daquela que se revela mais adequada e à sua posterior implementação e consequente utilização.

A implementação das ferramentas colaborativas traz relevantes consequências ao nível do arquivo e processamento de informação que interessa compreender, nomeadamente no que diz respeito à propriedade, disponibilidade, acessibilidade e pontualidade da informação:

a) Propriedade: numa plataforma colaborativa com capacidade de arquivo, a informação está disponível num repositório, não dependendo de ninguém para ser consultada, ao contrário do que acontece num sistema tradicional, com suporte digital ou físico, em que a consulta de parte da informação depende do proprietário da mesma;

b) Disponibilidade: visto que estas plataformas se encontram ligadas à chamada web, a informação encontra-se disponível sem restrições de horários;

c) Acessibilidade: em plataformas colaborativas, tem acesso à informação quem necessita da mesma, sem recurso a pedidos de informação a quem dispõe da mesma. Esta questão é um pouco mais complexa do que parece, pois poderá a mesma colidir com a exigência de confidencialidade da empresa no que se refere a alguns conteúdos. Porém, será razoavelmente simples de conciliar esses dois factores, estabelecendo permissões de acesso.

d) Pontualidade: a consulta das informações depende apenas da eficiência do motor de pesquisa de que as ferramentas são dotadas.

Embora as alterações mencionadas refiram um efeito positivo na cooperação entre os elementos da empresa, também existem alguns aspectos que devem ser acautelados. Alguns dos mais importantes referem-se à confidencialidade de algumas informações e à padronização dos conteúdos.

Se no que se refere à confidencialidade dos dados, essa questão pode ter solução mais ou menos simples, através da definição de permissões de acesso e respectivos níveis; já a padronização da informação é um factor que requer uma abordagem mais complexa e menos consensual mas ainda assim com particular interesse pelos motivos que se enumeram de seguida. No cômputo geral, quando um utilizador consulta uma informação que se apresenta num formato diferente daqueles que habitualmente visualiza, o mesmo revela maiores dificuldades na sua análise e interpretação, demorando mais tempo a apreender os conceitos. Deste modo, a consulta e pesquisa de informação será sempre mais eficiente se os utilizadores estiverem familiarizados com o formato em que a mesma se apresenta. Contudo, a adopção de um padrão para o registo e transmissão da informação no sector da construção civil é um assunto complexo dada a diversidade de intervenientes no sector e a especificidade e variedade dos processos construtivos.