Durante a cerimónia, todos os participantes são apoiados por uma equipa de hospedeiros que os ajudará a encontrar o lugar certo.
Os Novos Doutores, embora chamados individualmente a palco, são agrupados de acordo com os seus cursos. Cada curso terá uma área do Auditório reservada e hospedeiros que ajudarão a encontrar o lugar a ocupar.
A subida a palco será também apoiada por um hospedeiro, que acompanhará cada grupo de doutores durante toda a cerimonia. É importante que o novo doutorado esteja atento às indicações que o hospedeiro for transmitindo.
O Centro de Eventos, Unidade organizadora da cerimónia, garante apenas lugares sentados para os participantes que confirmem presença. Os restantes poderão escolher livremente entre os lugares não reservados.
