Enterprise Resource Planning

Adaptado a partir de.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Aspectos gerais

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) estão actualmente muito divulgados entre as empresas de construção não sendo, contudo, concebidos originalmente para este sector da indústria. Na verdade, embora os primeiros sistemas ERP tenham surgido há mais de quarenta anos, muitas das empresas de construção nacionais de maiores dimensões ainda não usavam, já depois do ano 2000, sistemas deste tipo.

Este tipo de sistemas pode apresentar significativas variações, quer ao nível da forma, quer ao nível funcional, pelo que se torna de algum modo difícil definir de forma sucinta o que é e o que faz um sistema ERP. Em termos gerais, este tipo de software procura integrar todos os dados e todos os processos de uma organização num sistema único. O sistema pode ser composto por diversas aplicações distintas, instaladas em computadores diferentes mas é frequente que todos acedam a uma base de dados única. A base de dados torna-se assim o componente que une todo o sistema. Embora um sistema que se limite a interligar de alguma forma duas ou mais aplicações distintas de forma a relacionar os respectivos dados possa ser considerado um sistema ERP, o termo é mais frequentemente aplicado para denominar aplicações mais abrangentes.

Os sistemas ERP têm vindo a evoluir desde as suas primeiras aplicações, durante os anos 60, até à actualidade. Os primeiros sistemas, desenvolvidos em linguagens de programação generalistas como o Cobol, o Algol ou o Fortran, ocupavam-se de dados operacionais, por exemplo no controlo de inventários ou no processamento de folhas de vencimento dos trabalhadores (Correa 2004). Este tipo de dados é usado na tomada de decisões operacionais, correspondentes a um nível inferior na hierarquia de uma organização. São úteis para o funcionamento rotineiro da empresa embora não sejam usados directamente na tomada de decisões estratégicas, de nível superior. Em termos de hardware, estes primeiros sistemas estavam instalados em grandes computadores centrais (mainframe).

Actualmente, o desenvolvimento dos sistemas ERP tornou-os ferramentas úteis para a gestão de topo das organizações. É a estes sistemas mais recentes, que integram todos os processos de negócio da empresa, não só os que estão directamente relacionados com a produção, que se aplica habitualmente a designação ERP.

Figura 1 - Arquitectura cliente-servidor

Estes sistemas funcionam com base na tecnologia cliente/servidor (ver Fig. 1) e apresentam frequentemente interfaces web. Esta característica dos mais recentes sistemas ERP torna-os especialmente interessantes para a indústria da construção onde os centros administrativos e de decisão (as sedes das empresas) estão habitualmente distantes dos centros de produção e infraestruturas de apoio (as obras, os armazéns, as empresas de pré-fabricação, etc.).

Os sistemas ERP são habitualmente adquiridos como um pacote, eventualmente adaptável às características de cada organização por meio de um conjunto de módulos opcionais específicos para o sector em que esta opera ou, em alguns casos, desenvolvidos especificamente para a empresa.

Em alternativa, é possível desenvolver de raiz um sistema simplificado que se ajuste aos requisitos determinados pela organização.

Sistemas ERP: Vantagens e oportunidades

A implementação de sistemas ERP apresenta um conjunto de vantagens potenciais mas também alguns desafios que podem comprometer o seu sucesso. Entre as vantagens contam-se as seguintes (Laudon, Laudon 2002):

1. Estrutura e organização da empresa
   Os sistemas ERP podem contribuir, por um lado, para o desenvolvimento de uma estrutura da empresa até então impossível (por exemplo, reduzindo ou eliminando a influência da distância física de um sector da empresa relativamente à sede no que diz respeito à transmissão de informação). Por outro lado, contribuem para uma uniformização de processos seguidos na empresa: uma organização pode trabalhar da mesma forma, em qualquer local. As barreiras definidas pela estrutura funcional da organização tornam-se menos rígidas em consequência da transferência livre de informação.
2. Processos de gestão baseados em conhecimento
   A disponibilidade imediata de dados provenientes de diferentes sectores da organização melhoram os processos de reporte e de tomada de decisão.
3. Plataforma tecnológica unificada
   Um sistema ERP deve ambicionar a integração de todos os processos relacionados com a produção e transmissão de informação, criando um único repositório de informação para o efeito. Os dados usados em toda a organização serão definidos de forma padrão.
4. Operações mais eficientes e processos de negócio orientados pelo cliente
   A organização de um sistema ERP facilita a partilha de informação com o cliente e permite que este apresente pedidos ao sistema. Uma empresa industrial, por exemplo, pode ligar o sistema de encomendas com o sistema de informação para o sector de produção de forma a produzir apenas em função das encomendas efectivamente recebidas, minimizando o volume do inventário. Este tipo de vantagens tem sido associado frequentemente a empresas industriais em geral, mas é igualmente aplicável ao sector da construção, em particular na fase de projecto ou nas tarefas relacionadas com o aprovisionamento.

Sistemas ERP: Desvantagens e ameaças

Por outro lado, o investimento necessário à implementação de um sistema deste tipo e as profundas alterações a impor aos procedimentos da organização são frequentemente obstáculos que se opõem à introdução dos sistemas ERP. Entre os principais desafios que se apresentam às organizações que decidem adoptar sistemas ERP contam-se os seguintes (Laudon, Laudon 2002):

1. Implementação difícil
   Os sistemas ERP introduzem mudanças dramáticas no funcionamento das empresas. Os procedimentos, a estrutura e a cultura da organização sofrem alterações significativas e simultâneas, exigindo-se ainda que o funcionamento da empresa não seja interrompido. A adaptação da empresa ao novo sistema pode demorar anos e, durante este período, a inevitável resistência à mudança pode inviabilizar as alterações pretendidas ou reduzir o seu âmbito.
2. Custos iniciais elevados com benefícios a prazo
   O custo inicial associado a estes sistemas é elevado e a sua visibilidade é grande. Os benefícios, por outro lado, surgem a prazo e a sua quantificação é, na fase de implementação, difícil se não impossível. Refere-se ainda que, para além dos custos iniciais, a organização que implementa um sistema ERP deve considerar um conjunto de custos “ocultos” que incluem custos associados a quebras de produtividade, custos de formação, etc.
3. Pouca flexibilidade
   Os sistemas ERP são normalmente complexos e a sua instalação e manutenção é difícil, estando a cargo de um conjunto de pessoas treinadas para o efeito. Por outro lado, a integração de dados de diversos sectores da empresa tende a resultar na criação de um repositório de informação de alguma forma rígido, dificultando a introdução de alterações na estrutura de dados inicial. Normalmente, os fornecedores prestam serviços que permitem adequar o pacote ERP standard às características da empresa mas, ainda assim, pode afirmar-se que esta flexibilidade potencial corresponde a custos acrescidos.
4. Desperdício de vantagens decorrentes de processos estabelecidos
   Os sistemas ERP comerciais podem não se adaptar aos processos seguidos na empresa, o que se pode traduzir num desperdício nos casos em que esses processos encerram vantagens competitivas para as empresas que os seguem.

Redes industriais

Um conceito directamente relacionado com o dos sistemas ERP é o de rede industrial (industrial network na bibliografia em língua inglesa). Uma rede industrial é uma extensão do conceito de ERP e resulta na interligação, por meio de um sistema informático, de um conjunto de empresas. As empresas podem trocar informações acerca de inventários, encomendas, etc. As redes industriais dividem-se em horizontais (caso agrupem empresas do mesmo sector, incluindo empresas concorrentes), ou verticais (se relacionarem empresas incluídas numa única cadeia de fornecimento). As redes industriais verticais são as mais comuns e são usadas frequentemente para coordenar fornecimentos (Laudon, Laudon 2002).

Custos ERP

Os custos de aquisição, implementação e manutenção dos sistemas ERP são elevados e incluem custos com maior ou menor visibilidade, associados a diferentes opções de instalação.

Para além dos custos de aquisição de uma licença de utilização para o software ou de “aluguer” do serviço correspondente, há que considerar custos periódicos de manutenção (incluindo actualizações do software, serviço de apoio técnico e acesso a documentos técnicos) e formação profissional.

Os custos de aquisição do software podem variar significativamente, desde algumas centenas de milhar até alguns milhões de euros (Koch 2006) em função da marca, das funcionalidades oferecidas (as aplicações são habitualmente distribuídas sob a forma de um conjunto de módulos, alguns dos quais opcionais) e do número de utilizadores abrangidos pela licença. Os custos referidos são, em larga medida, confirmados por outras publicações consultadas (Enterprise Ireland 2002).

Refere-se que existem ainda, embora com um peso no mercado de construção desconhecido, soluções ERP livres, sem custos de aquisição. Em alguns casos, as organizações que desenvolvem este software vendem módulos adicionais a instalar sobre o produto base ou prestam serviços de consultadoria, de implementação ou de manutenção do sistema.

A aquisição da licença de utilização é vista como o “topo de um iceberg” (Enterprise Ireland 2002), sendo necessário considerar os referidos custos anuais de manutenção que variam, tipicamente, entre os 17.5% e os 22% para além de um conjunto significativo de custos menos visíveis. Uma regra empírica sugere que o custo total de um sistema ERP, incluindo os chamados custos ocultos, será de cerca de seis vezes o valor da licença de utilização (Koch 2006).